Ein Tag als Hochzeits Zeremonienmeisterin - Teil 1

#096 In dieser Podcastfolge könnt ihr mich in der Rolle als Zeremonienmeisterin am Tag der Hochzeit begleiten. 

Da es eine sehr umfangreiche Tätigkeit ist konzentriere ich mich in der ersten Folge darauf, worum ich mich vom Morgen bis zum Nachmittag bzw. bis nach der Trauung kümmere. In der nächsten Folge gehe ich dann auf den Rest nach der Trauung bis zum restlichen Abend ein. 

Definition Zeremonienmeister

Aber bevor es losgeht, ganz kurz der Hinweis, was ein Zeremonienmeister ist: Es ist die Person, die am Hochzeitstag alles koordiniert. Auf Englisch heißt es “Wedding Day Coordinator” und das trifft es viel besser, denn man könnte auch denken, dass der Zeremonienmeister die Zeremonie leitet. Also kann man es leicht mit einem Freien Redner/ einer Freien Rednerin verwechseln. Diese Menschen leiten zwar die Zeremonie, aber sind keine Zeremonienmeister. 

Auto für die Hochzeit packen

In den Tagen bzw. letzten Wochen kurz vor der Hochzeit wird in der Regel noch für die vielen Details viel geplant, gebastelt und zusammengepackt. Ich kontrolliere vorher nochmal ganz genau anhand meiner Checkliste, ob alles da ist und dann kommt es ins Auto zB. eine Staffelei, roter oder weißer Teppich. Es gibt wirklich viel, was bei einer Hochzeit gebraucht und dementsprechend dahin transportiert werden muss. 

Alles, was ich bereits am Vortag erledigen kann, mache ich dann natürlich auch. Mit dem Brautpaar habe ich auch am Tag vor der Hochzeit noch ein Mini-Abschlussgespräch, damit sie beruhigt schlafen können. 

Jede Hochzeit ist einzigartig

Noch kurz der Hinweis an dieser Stelle, dass wirklich jede Hochzeit individuell ist und ich hier nur einen Leitfaden geben kann. Aber es hängt davon ab, wie viele Personen da sein werden, zu welcher Jahreszeit die Hochzeit stattfindet, welche Art der Trauung und wo die Trauung stattfindet also zB. ob alles an einem Ort sein wird oder weiter voneinander entfernt. 

Der Hochzeitsmorgen

Ich kontaktiere gern am Hochzeitsmorgen das Brautpaar und ggf. die Familie oder Trauzeugen, um nochmals für einen Energieschub zu sorgen und die Vorfreude auf den tollen Tag geweckt wird. 

Hochzeitslocation & Dekoration

Je nach Planung geht es dann direkt zur Hochzeitslocation oder ich fahre vorher noch mal beim Bäcker oder Florist vorbei. Bei kleineren Hochzeiten kümmere ich mich zum Beispiel auch um die Dekoration, aber alternativ würde dies vom Floristen oder Dekorateur übernommen werden. Als Bestandteil der Dekoration sind auch Stuhlhussen sehr beliebt. Oftmals übernehme ich ebenfalls die Platzierung der Hussen, was je nach Gästezahl natürlich auch so seine Zeit in Anspruch nimmt. 

In der Räumlichkeit angekommen, schaue ich, wer da ist, stelle mich vor und mache eine kurze Besprechung. Es ist wichtig, sich mit allen Dienstleistern gut zu verstehen, damit alle im Interesse des Brautpaares an einem Strang ziehen. 

Weitere Details, um die ich mich als Zeremonienmeister kümmere sind zum Beispiel die Candybar aufstellen, diese hübsch drapieren und schauen, dass alles da ist wie zB. die Behälter und Zangen usw. Zunächst muss oft erst noch ein Tisch organisiert werden und dieser wird mit einer Tischdecke ausgestattet. Ich habe immer ein Dampfbügeleisen dabei, da bei der Tischwäsche gern Mal Falten hervorstechen, die das Gesamtbild stören würden. Da achte ich wirklich auf jedes Detail. 

 Oft helfe ich dem Servicepersonal auch beim Eindecken mit, damit auch alles perfekt ist, da teilweise kein Fachpersonal für diese Vorbereitungen zur Verfügung steht. Ich habe ein sehr gutes Auge auch für Dinge, wie saubere Gläser. 

 Ich platziere auch die liebevollen Details, wie Namensschilder und Gastgeschenke, prüfe ob die Kinderstühle da sind und dass die Servietten schön gefaltet sind. Oft habe ich für alle diese Details eine Hochzeitsplaner Kollegin dabei. 

 Weiter geht es mit Details wie Notfallkörbchen, die komplette Location abgehen und schauen, dass alles sauber ist zB. auch die Fenster. Je nach Location gibt es hier tatsächlich unterschiedliche Hygienestandards. Anschließend bespreche ich mich mit den Servicekräften und teile ihnen mit, welche Kleinigkeiten mir aufgefallen sind und dann klären wir natürlich auch die Details zum Sektempfang. Sollte dieser nicht in der gleichen Location stattfinden, gebe ich Bescheid, wenn die Trauung vorbei ist und die Gesellschaft sich auf den Weg macht, damit alles bereits fertig und frisch ist, wenn die Gäste eintreffen.  

Nachdem in der Location alles erledigt ist, besuche ich gern die Braut noch kurz, um ihr Hallo zu sagen und ihr Bilder von der Location zu zeigen. 

Location für die Trauzeremonie

Im Anschluss geht es weiter zur Location, wo die Trauung stattfindet zB. in einer Kirche. Hier gilt ebenfalls zunächst alle zu begrüßen, mich ggf. vorzustellen und sich kurz zu besprechen. Als Hochzeitsplaner bin ich das Bindeglied für die Dienstleister, die sich meist untereinander noch nicht kennen. Für den Hochzeitstag habe ich einen detaillierten Ablaufplan erstellt, der allen Beteiligten als Leitfaden dient und ich habe so im Blick, dass auch alle rechtzeitig eintreffen. 

Für den Trauort gilt auch dafür zu sorgen, dass die Dekoration stimmt zB. einen schönen Teppich auszulegen, den Gang zu dekorieren und Kirchenhefte auszulegen. 

Absprachen mit den Hochzeitsdienstleistern während der Trauung

Während der Trauung gibt es ggf. SängerInnen und da gibt es auch einiges zu klären, damit alles reibungslos abläuft. Auch die Gäste wollen koordiniert werden und da halte ich zB. Rücksprache mit der Familie, Eltern, Brautjungfern und/ oder Trauzeugen. Wie soll der Einlauf ablaufen? Wie sieht es nach der Kirche aus? Wie läuft der Auszug. Gibt es Überraschungen? 

Für den Fotografen gilt es in der Kirche auch zu klären, von wo aus er Fotos machen darf und auch mit dem Fotografen selber sind noch letzte Details zu besprechen. 

Koordinationen vor, während und nach der Trauung

Kurz vor der Trauung bitte ich die Gäste rechtzeitig ihre Plätze einzunehmen und koordiniere, wann die Braut ankommen kann. Der Brautstrauß wird auch gern mal in der Aufregung zu Hause vergessen und da sorge ich natürlich dafür, dass dies nicht passiert. Nun kurz vor dem Einzug der Braut schaue ich, dass der Schleier sitzt und beim Einzug auch die Schleppe schön ausgelegt ist und zur Geltung kommt. 

Im Hintergrund der Trauung geht es für mich weiter, dass der Auszug vorbereitet wird und Sachen wie Seifenblasen oder sonstige Überraschungen bereit gelegt werden. Auch mit der Location gibt es in dieser Zeit teilweise parallel Dinge zu koordinieren, weil Rückfragen oder Probleme aufgetaucht sind. 

Nach dem Auszug nimmt das Brautpaar die Glückwünsche entgegen und ich bin zur Stelle, um Geschenke abzunehmen und den Brautstrauß zu halten. 

Im Anschluss an die Trauung ist es dann auch wichtig, die Kirche wieder ordentlich zu verlassen und entsprechend zB. die Deko mitzunehmen oder gestreute Blütenblätter zusammen zu kehren. 

Das sind alles Beispiele für die vielen Kleinigkeiten, für die am Hochzeitstag eine Person verantwortlich sein sollte, damit sich das Brautpaar voll und ganz entspannen kann. 

Was ich in der zweiten Tageshälfte zu tun habe, erfahrt ihr in der nächsten Podcastfolge.